Vous découvrez le module Communication et vous ne savez pas par où commencer ? Cette page vous guide pas à pas : d'abord selon votre rôle, puis, si vous mettez le module en place dans votre établissement, dans l'ordre des étapes à suivre. Chaque étape renvoie à l'article qui la détaille.

Par où commencer, selon votre rôle

Choisissez le cas qui vous ressemble :

Vous mettez le module en place · vous êtes administrateur de la plateforme, et c'est la première fois : suivez les étapes de la section suivante, dans l'ordre.
➔ Mettre en place le module, étape par étape

Vous écrivez aux familles ou au personnel · vous êtes au secrétariat, à la vie scolaire ou à la direction : commencez par envoyer un e-mail.
➔ Lire l'article Envoyer un e-mail

Vous publiez les nouvelles de l'école · actualités et évènements s'affichent sur le portail et dans l'application mobile.
➔ Lire l'article Rédiger, cibler et publier une actualité ou un évènement

Vous êtes enseignant · vous écrivez aux familles et aux élèves de vos classes, dans un cadre limité à vos classes.
➔ Lire l'article Ouvrir le module Communication aux enseignants

Une famille dit ne rien recevoir · vérifiez en quelques minutes ce qui a été envoyé et pourquoi le message n'est pas arrivé.
➔ Lire l'article Un destinataire ne reçoit pas vos messages

Mettre en place le module, étape par étape

Suivez les étapes dans l'ordre : chacune s'appuie sur la précédente.

Préparer  ·  les décisions, avant le paramétrage

1Décider qui écrit, et au nom de qui : chaque message part d'un compte d'envoi, qui fixe l'adresse d'expédition et le nom vu par les familles. Listez les services qui écrivent et les personnes qui les représentent.

Le tableau suivant donne un exemple de répartition et ce qu'il faudra régler :

2Vérifier les coordonnées des familles : un message n'atteint que les personnes qui ont une adresse e-mail ou un numéro de mobile, et le souhait de communication indiqué sur la fiche des responsables est toujours respecté. ➔ Choisir les destinataires d'un message

Paramétrer  ·  dans la configuration de la plateforme et du module

3Créer les comptes d'envoi d'e-mails et y ajouter leurs utilisateurs, dans Configuration › Comptes e-mail et SMS. ➔ Paramétrer les comptes d'envoi d'e-mail

4Créer un compte d'envoi de SMS, si votre offre comprend les SMS et que vous en avez l'usage. ➔ Paramétrer un service d'envoi SMS

5Définir les contacts proposés aux familles dans le formulaire de leur page E-mails et contact : secrétariat, vie scolaire, service financier… ➔ La page « E-mails et contact » des familles et du personnel

6Créer les catégories des actualités et de l'agenda, avec leurs couleurs. ➔ Catégoriser vos actualités et vos évènements

7Préparer les modèles communs des messages les plus fréquents : rentrée, sorties, rappels. ➔ Créer, organiser et partager vos modèles d'e-mails

À retenir : un utilisateur qui n'est rattaché à aucun compte d'envoi voit un bandeau d'avertissement sur l'écran Nouvel e-mail et ne peut pas envoyer. C'est la première chose à vérifier quand quelqu'un ne parvient pas à écrire.

Ouvrir les accès  ·  aux utilisateurs

8Donner l'icône Communication et les permissions fines aux profils qui écrivent ou publient : e-mails, SMS, actualités. ➔ Donner accès au module Communication

9Ouvrir le module aux enseignants, si vous le souhaitez, depuis Vie de classe › Configuration. ➔ Ouvrir le module Communication aux enseignants

Tester, puis lancer  ·  le feu vert

10Envoyer un message d'essai à une famille de test, puis le retrouver dans l'Historique avec son rapport d'envoi. ➔ Envoyer un e-mail · ➔ Retrouver un envoi : historique et brouillons

11Voir le portail comme une famille : e-mails reçus, formulaire de contact, notifications. ➔ La page « E-mails et contact » des familles et du personnel

12Informer les équipes : leur indiquer les comptes d'envoi qui leur sont attribués et l'article Envoyer un e-mail, et les inviter à créer leur signature, propre à chaque utilisateur. ➔ Créer vos signatures