Tout ce qui part du module Communication est conservé : les e-mails, les SMS et les notifications envoyés restent consultables dans l'Historique, avec leurs destinataires, leur contenu et leur suivi. Les messages pas encore envoyés vous attendent dans vos Brouillons. Ces deux pages se trouvent dans la rubrique Messages du menu.
L'ESSENTIEL
Ouvrez Communication › Historique. La liste présente les messages du plus récent au plus ancien, sur les deux dernières semaines ; modifiez les dates de la ligne Afficher les messages dont la date est comprise entre le … et le … pour élargir la période. Chaque ligne indique :
Le filtre et les entonnoirs des colonnes vous aident à retrouver un envoi précis, par exemple tous les SMS du mois. Cliquez sur l'icône de dossier, en fin de ligne, pour ouvrir le détail du message.
L'Historique n'affiche pas forcément tous les envois de l'école. Vous y voyez :
Pour que toute une équipe partage le suivi d'un compte, par exemple celui du secrétariat, l'administrateur ajoute son profil aux Profils de consultation du compte d'envoi : voir Paramétrer les comptes d'envoi d'e-mail.
Sur la fiche d'un responsable, d'un payeur, d'un membre du personnel ou d'une famille, ouvrez le menu Navigation, en haut à droite, puis choisissez E-mails :
L'Historique s'ouvre, limité aux messages adressés à cette personne. C'est le moyen le plus rapide de vérifier, lors d'un échange avec une famille, ce qu'elle a reçu et quand :
Le détail d'un message s'organise en trois onglets : Message original, Pièces jointes et Rapport d'envoi.
Cet onglet reprend le contenu envoyé et ses caractéristiques : le Compte d'envoi, l'Accusé de réception s'il était demandé, avec le taux de lecture, la Date d'envoi, le mode de Publipostage et la liste des destinataires.
Pour chaque fichier envoyé par lien, cet onglet indique le nombre de téléchargements et vous permet de retirer le fichier : voir Joindre des fichiers à un e-mail.
Le Rapport d'envoi détaille, destinataire par destinataire, les messages envoyés et ceux qui n'ont pas pu partir. Selon la façon dont votre école envoie ses e-mails, il donne aussi le statut de remise de chaque message :
Pour un SMS envoyé en Email2SMS, le rapport ne concerne que la transmission au fournisseur : la remise réelle des SMS se vérifie sur le tableau de bord du fournisseur.
Les lectures et les clics sont comptés automatiquement pour chaque e-mail, sauf pour un envoi unique en copie cachée. Certains logiciels de messagerie bloquent ce suivi pour protéger la vie privée de leurs utilisateurs : un message peut avoir été lu sans être compté. Pour une information importante, préférez l'accusé de réception, que le destinataire donne volontairement en cliquant sur le lien en tête du message.
Le bouton Renvoyer à... crée un nouveau message à partir de celui-ci, avec le même contenu et les mêmes pièces jointes. Vous choisissez les destinataires de départ :
Le nouveau message s'ouvre dans l'écran de rédaction habituel : relisez-le, adaptez-le si besoin (« Rappel : … »), puis envoyez-le.
La page Communication › Brouillons liste vos messages non envoyés, e-mails, SMS et notifications confondus. Un brouillon est créé dès que vous ajoutez un premier destinataire ou une première pièce jointe, ou lorsque vous cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Ouvrir pour reprendre la rédaction là où vous l'aviez laissée, ou sur Supprimer pour abandonner le message. Pensez à faire le ménage de temps en temps : un brouillon oublié reste dans la liste.
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