Pour certains processus vous êtes amené(e) à envoyer souvent le même e-mail aux parents, aux entreprises, ou aux personnels. Pour éviter d'avoir à réécrire vos messages plusieurs fois, le module Communication vous propose de créer des modèles d'e-mails qui pourront être réutilisés. Ils existent pour vos e-mails, mais aussi — sur le même principe — pour vos SMS et vos notifications.
Un modèle peut rester personnel, c'est-à-dire n'appartenir qu'à vous, ou être partagé avec vos collègues. Dans ce cas, vous décidez s'ils peuvent seulement s'en servir ou également le faire évoluer avec vous. Les modèles se rangent dans des dossiers, ce qui permet de s'y retrouver quand ils se multiplient.
Cette organisation se gère depuis le module Communication, rubrique Avancé, page Modèles. Elle concerne toutes les personnes de l'établissement qui rédigent des messages : secrétariat, admissions, vie scolaire, direction, comptabilité.
L'ESSENTIEL
Les modèles ne servent pas qu'aux e-mails. Lorsque vous cliquez sur Créer un nouveau modèle, Eduka vous demande le type de modèle à créer :
Les trois types se rangent, se partagent et se retrouvent exactement de la même manière : tout ce qui est décrit dans cet article vaut pour les modèles d'e-mail, de SMS et de notification. La colonne Type de la liste vous indique de quel type est chaque modèle, et au moment d'écrire un message, Eduka ne vous propose que les modèles du type concerné — un modèle de SMS n'apparaît pas dans le choix des modèles d'un nouvel e-mail.
Seul le contenu à saisir change d'un type à l'autre : un modèle de SMS n'a ni objet ni pièce jointe, et un modèle de notification se compose d'un Sujet de la notification, d'un Lien/URL associé et d'un Message détaillé.
La page Modèles est découpée en deux onglets, qui répondent à deux usages différents :
Chaque onglet dispose de ses propres dossiers et de ses propres boutons Créer un nouveau modèle et Créer un dossier, en bas de la liste :
Un modèle se rédige exactement comme le message que vous vous apprêteriez à envoyer. Saisissez l'Objet de l'e-mail, puis composez le corps du message dans l'éditeur : texte, mise en forme, images, tableaux, liens. Le bouton Ajouter une pièce jointe, en bas de l'écran, permet de joindre au modèle les documents qui accompagneront systématiquement l'envoi.
Le bouton Ajouter une donnée insère un champ de publipostage à l'endroit où se trouve votre curseur : le nom de l'élève, la classe, le montant d'une facture… Ces champs sont remplacés par les informations réelles de chaque destinataire au moment de l'envoi, ce qui vous permet d'écrire un seul modèle personnalisé pour tout le monde.
Terminez par Enregistrer le modèle.
Attention : ne faites pas figurer votre signature dans le modèle. La signature est ajoutée au moment de l'envoi, en la choisissant dans la liste Signature de l'écran d'envoi — si vous l'écrivez dans le modèle, elle apparaîtra en double. C'est aussi ce qui permet à plusieurs personnes d'utiliser le même modèle commun, chacune avec sa propre signature.
Lorsque vous créez ou modifiez un modèle, un encart Paramètres de partage apparaît en haut de l'écran. Le réglage Partage détermine qui verra le modèle et qui pourra le retoucher :
Dès que vous choisissez l'un des deux modes communs, deux réglages complémentaires s'affichent :
Ces deux réglages se cumulent : une personne accède au modèle si elle est nommément autorisée ou si elle porte l'un des profils autorisés. Cliquez sur Ajouter pour compléter chaque liste.
Attention : si vous ramenez un modèle commun vers Modèle personnel, ses réglages de partage sont perdus. Eduka vous en avertit par un message Supprimer les réglages de partage qu'il faut confirmer.
Il n'est pas nécessaire d'ouvrir chaque modèle pour savoir avec qui il est partagé. Dans la liste, la colonne Permissions affiche une icône sur les modèles communs : survolez-la pour voir les Profils autorisés et les Utilisateurs autorisés du modèle.
Quand les modèles se multiplient, les dossiers permettent de les regrouper par thème — les relances, les admissions, la facturation, la vie scolaire.
Cliquez sur Créer un dossier en bas de l'onglet concerné, puis saisissez son Nom du dossier :
Le dossier est créé dans l'onglet depuis lequel vous êtes parti : un dossier créé depuis Modèles personnels reste personnel, un dossier créé depuis Modèles communs est partagé.
Sur la ligne d'un dossier, deux boutons sont disponibles : le crayon pour le renommer, et la corbeille pour le supprimer. La corbeille n'apparaît que sur un dossier vide — pour supprimer un dossier qui contient encore des modèles, sortez-les d'abord.
Cliquez sur la ligne d'un dossier pour l'ouvrir ou le refermer. Le nombre affiché à côté de son nom indique combien de modèles il contient.
Deux méthodes sont possibles :
La liste des dossiers proposés suit le mode de partage retenu : un modèle personnel ne peut être rangé que dans un dossier personnel, un modèle commun que dans un dossier commun.
Cliquez sur Charger un modèle sous la zone de rédaction. La fenêtre Sélection d'un modèle reprend les deux mêmes onglets, Modèles personnels et Modèles communs. Les modèles rangés à la racine apparaissent en premier, puis viennent les groupes par dossier :
Cliquez sur un modèle pour en charger le sujet, le contenu, les images et les pièces jointes dans votre message.
Depuis plusieurs écrans de l'application — la fiche d'un élève, la fiche d'un responsable, une fiche famille, un dossier d'inscription — une pop-up permet d'envoyer un message sans passer par l'écran complet. Sur une fiche élève, ouvrez l'onglet Fiche et cliquez sur l'icône d'enveloppe à côté du bloc des responsables.
La liste déroulante Modèle d'e-mail de cette pop-up vous propose l'ensemble des modèles que vous êtes autorisé(e) à utiliser : vos modèles personnels et les modèles communs partagés avec vous, tous onglets et tous dossiers confondus.
Sur la ligne d'un modèle, le bouton Utiliser ce modèle ouvre directement un nouveau message pré-rempli.
Sur un modèle commun, toute personne autorisée peut retoucher le sujet et le contenu. En revanche, le mode de partage et le dossier de destination restent la responsabilité de la personne qui a créé le modèle, ou d'un administrateur. Si vous tentez de déplacer ou de vous approprier le modèle d'un collègue, Eduka refuse l'opération et vous l'indique par un message.
Sur un modèle commun verrouillé dont vous n'êtes pas la personne créatrice, seul le bouton Utiliser ce modèle est proposé : ni modification, ni suppression, ni déplacement.
Certains modèles sont utilisés automatiquement par la plateforme — les notifications d'un dossier d'inscription, les messages liés aux demandes, etc. Ils sont repérables par l'étiquette Système et regroupés dans un dossier Système de l'onglet Modèles communs. Seuls les profils qui disposent de la permission fine Modifier les modèles d'e-mail du système peuvent les modifier.
Ces modèles obéissent à des règles particulières : ils n'ont pas de réglages de partage, ils ne peuvent pas être déplacés dans un autre dossier, et ils ne sont jamais proposés lors du choix d'un modèle pour écrire un message — puisqu'ils sont réservés aux envois automatiques.
Un modèle que vous partagez peut être en Modèle commun verrouillé : les personnes autorisées s'en servent pour écrire leurs messages, mais ne peuvent pas en modifier le contenu. C'est le réglage à conserver pour un texte qui doit rester identique quelle que soit la personne qui l'envoie.
Si vous souhaitez au contraire que votre équipe puisse le faire évoluer, ouvrez le modèle et basculez son partage sur Modèle commun, puis enregistrez. Les profils et utilisateurs déjà autorisés sont conservés : seule leur possibilité de modifier le modèle change.
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