Le module Communication diffuse deux types de contenus à vos élèves, à leurs responsables, à votre personnel, à vos anciens élèves ou à des personnes externes : des actualités, pour annoncer une information, et des évènements, pour annoncer une date dans l'Agenda. Ils se rédigent depuis Communication › Actualités et Communication › Agenda, deux pages qui fonctionnent de la même manière : tout ce qui est décrit ici pour une actualité vaut pour un évènement, à deux champs près, la date et l'horaire.
EN BREF
Chaque page liste ce qui a déjà été rédigé : les contenus non publiés en tête, puis les autres, du plus récent au plus ancien. Chaque ligne indique la Vignette, la Date de publication (un tiret pour un contenu non publié, une horloge pour une publication programmée), le Titre, la Catégorie, les pages d'affichage (Page), l'Eligibilité, l'Auteur, le nombre de Photos et de Vues :
En fin de ligne, quatre actions sont proposées :
Les cases en début de ligne permettent de traiter plusieurs contenus à la fois : Affecter une catégorie, Retirer la catégorie ou Supprimer les publications, cette dernière action demandant une double confirmation.
Depuis la page Actualités, cliquez sur Ajouter. Eduka crée une actualité vide, non publiée, et l'ouvre en modification. L'écran comporte deux onglets, Contenu et Photos, et le lien Afficher, en haut à droite, ouvre l'aperçu de l'actualité telle que la verront les utilisateurs.
L'onglet Contenu regroupe les réglages de l'actualité et son texte :
Terminez toujours par Enregistrer, en bas de l'écran.
Plusieurs langues : le titre et le texte se saisissent langue par langue. Le bandeau en haut de l'onglet rappelle la langue en cours ; changez-la avec le sélecteur de langue, en haut à droite de la page. Les autres réglages (pages, publication, catégorie, éligibilité, photos) sont communs à toutes les langues.
L'onglet Photos illustre l'actualité. La première photo de la galerie sert de vignette : c'est elle qui apparaît dans les listes et sur les pages où l'actualité est annoncée. Cliquez sur Ajouter... pour ouvrir la fenêtre Sélection d'images : l'onglet Ajouter des images envoie des images de votre ordinateur, l'onglet Coller une image reprend une image copiée, par exemple une capture d'écran.
Faites glisser les photos pour changer leur ordre, en plaçant en premier celle qui doit servir de vignette. Un clic sur une photo ouvre sa fiche, où vous saisissez une Légende ou la supprimez ; Tout effacer vide la galerie.
Insérer une vidéo : pour présenter une vidéo YouTube ou CloudApp, collez son adresse dans le texte, seule sur sa ligne. La vidéo ne s'affiche pas pendant la rédaction : cliquez sur Afficher pour la voir telle que la verront vos lecteurs.
Le champ Afficher sur la page propose la Page d'accueil, puis une entrée par service activé sur votre plateforme, par exemple Restauration scolaire ou Activités extra-scolaires. Cochez une ou plusieurs destinations :
Sur la page d'accueil, l'affichage dépend des widgets que votre établissement y a placés ; la partie Ce que voient les utilisateurs, plus bas, montre le résultat côté famille. Chaque actualité dispose aussi de sa propre page, accessible par un lien direct : c'est elle qu'ouvre Afficher.
Le champ Catégorie range l'actualité dans l'une des rubriques de votre établissement : Restauration, Activités, Infos pratiques… Il est facultatif : laissez (aucun) pour ne pas la classer. Une actualité ne porte qu'une seule catégorie, et le référentiel est commun aux actualités et aux évènements.
La catégorie se retrouve ensuite partout : badge coloré dans vos listes et sur le portail, couleur de l'évènement au calendrier, widget de la page d'accueil consacré à une rubrique. Les catégories se créent depuis Communication › Catégories : voir Catégoriser vos actualités et vos évènements.
La liste Eligibilité propose deux choix :
Le second choix ouvre la fenêtre Eligibilité, qui compose la cible par type de personnes (Elève, Responsable, Personnel, Anciens élèves, Personne externe) puis par branche scolaire, classe, statut ou autre condition :
Le résumé du ciblage reste affiché à côté de la liste ; cliquez dessus pour le modifier.
Attention : si votre compte est limité à un périmètre (un site, une école, un campus), un message le rappelle à côté de l'éligibilité, et l'actualité n'est visible que des utilisateurs de ce périmètre, en plus des critères choisis.
La liste Publication définit le moment où l'actualité paraît :
Cliquez enfin sur Enregistrer. Le bouton Supprimer, à droite de la même barre, efface définitivement l'actualité.
Publier une actualité la rend consultable, mais n'avertit personne. Les deux boutons du bas de l'écran préparent un message à partir de son contenu :
Eduka ajoute en destinataires toutes les personnes correspondant à l'éligibilité. Ajustez la liste, complétez le message et envoyez-le comme tout message du module.
Attention : ces deux boutons ne fonctionnent que pour une actualité publiée. Enregistrez-la avant de cliquer : sinon, le message reprend la version précédente du texte.
Une fois publiée, l'actualité apparaît, pour chaque utilisateur éligible, sur les pages choisies, présentée par les widgets installés sur ces pages. Les pages Actualités et Agenda du portail affichent le badge de catégorie de chaque contenu et une barre de catégories pour filtrer ; un contenu sans catégorie n'affiche aucun badge.
Deux widgets mettent vos contenus en avant :
Voici la page d'accueil d'un parent d'élève :
Ces deux widgets peuvent être consacrés à une seule catégorie, pour dédier un emplacement de la page d'accueil à une rubrique.
Un clic sur le titre ou la vignette ouvre la page de détail : le texte complet, la date de publication et la galerie de photos :
Les mêmes contenus sont accessibles depuis un téléphone : la page d'accueil s'adapte au petit écran, et le bouton Notification permet d'alerter directement les familles sur leur téléphone.
Depuis la page Agenda, cliquez sur Ajouter. L'écran est celui d'une actualité, complété par deux champs.
Le champ Date indique quand l'évènement a lieu : Le pour une seule journée, Du ... au ... pour plusieurs jours consécutifs. Le champ Horaire précise Evènement sur la journée ou une plage De ... à ... :
À retenir : la date de l'évènement (quand il se déroule) n'est pas sa date de publication (quand l'information devient visible). Un évènement du mois prochain peut être publié dès aujourd'hui.
Une fois publié, l'évènement apparaît dans le Calendrier des utilisateurs concernés, à côté de leurs autres rendez-vous. Un évènement sur la journée s'affiche dans le bandeau du haut, un évènement à horaire précis se place sur son créneau. Il prend la couleur de sa catégorie, et le volet Afficher, à gauche, propose une case par catégorie pour masquer ou montrer ses évènements ; un évènement sans catégorie reste sous Agenda :
Sur la page de détail d'un évènement, la ligne Télécharger permet à l'utilisateur de l'ajouter à son propre agenda : Calendrier (ICS), compatible avec la plupart des logiciels d'agenda (Outlook, Apple Calendrier…), Google Calendar ou Yahoo! :
Un enseignant qui accède aux Actualités et à l'Agenda avec un profil enseignant travaille dans un cadre simplifié :
Pour échanger avec ses élèves et leurs familles, un enseignant a toutefois intérêt à passer par le module Vie de classe, conçu pour la pédagogie ; les actualités et l'agenda du module Communication restent l'outil de la communication de l'établissement.
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