L'onglet Destinataires des écrans Nouvel e-mail, Nouveau SMS et Nouvelle notification vous permet de composer la liste des personnes qui recevront votre message. Vous pouvez y réunir des personnes de types différents, par exemple les familles d'une classe et les enseignants de cette classe, et les choisir de plusieurs façons : par classe, par recherche, par critères, à partir d'une liste enregistrée ou d'une liste de codes.

Boutons d'ajout

La zone Ajouter des destinataires propose un bouton par type de personnes :

• Responsables : les responsables des élèves que vous choisissez ;
• Payeurs : les payeurs, familles ou entreprises, enregistrés dans le module Finance ;
• Personnel : les enseignants, le personnel administratif et les prestataires ;
• Elèves : les élèves eux-mêmes ;
• Anciens élèves : les anciens élèves enregistrés dans le module du même nom ;
• Autres contacts : les contacts extérieurs enregistrés dans Eduka (médecin, intervenant, partenaire…) ;
• Autres destinataires : une adresse e-mail saisie à la main ;
• Codes : une liste de codes collée depuis un tableur ;
• Liste : une liste de personnes enregistrée dans le module Listes et Recherches.

Certains boutons dépendent de vos droits : Personnel demande la permission fine Envoyer des e-mails au personnel de l'école, Payeurs l'accès aux payeurs du module Finance et Anciens élèves l'accès au module Anciens élèves.

Écrire aux familles

Le bouton Responsables part des élèves : vous choisissez des élèves, et Eduka ajoute en destinataires les responsables qui leur sont rattachés.

Choisir les élèves

La fenêtre Ajouter des responsables présente à gauche la Source d'élèves, à droite Votre sélection. La source propose plusieurs onglets :

• Classes : l'arborescence de l'école pour l'Année scolaire choisie ; cliquez sur une classe, un niveau ou un élève pour l'ajouter, ou sur Tout ajouter ;
• Groupes : les groupes d'élèves ;
• Recherche : un élève par son nom ;
• Listes : une liste d'élèves enregistrée ;
• Critères : les élèves qui répondent à des critères, par exemple ceux inscrits à la cantine ;
• Codes : une liste de codes d'élèves.

Terminez par Valider la sélection :

Respecter le souhait des familles

La fiche de chaque responsable indique s'il souhaite recevoir les communications e-mail de l'école. Après la sélection, Eduka vous demande si vous souhaitez inclure ceux qui ont refusé :

• Ajouter seulement les responsables souhaitant recevoir les communications (recommandé) ;
• Ajouter tous les responsables, pour une information qui concerne tout le monde, comme une fermeture exceptionnelle.

Ce choix ne s'applique pas aux notifications, qui atteignent tous les responsables sélectionnés.

Autres moyens de choisir

Personnel, payeurs, élèves et contacts

Les fenêtres des autres types de personnes fonctionnent sur le même principe : une source à gauche, votre sélection à droite, puis Valider la sélection. Pour le personnel, les filtres Corps enseignant, Personnel administratif et Prestataires restreignent la liste, et les onglets Critères, Listes et Codes permettent une sélection plus fine.

Pour écrire à des élèves, ceux-ci doivent avoir une adresse e-mail (un numéro de mobile pour un SMS) : les autres ne sont pas ajoutés.

Adresse saisie, codes et listes

Trois boutons servent à ajouter des destinataires en dehors des fiches :

• Autres destinataires : saisissez une adresse e-mail puis cliquez sur Ajouter, ou choisissez-la parmi les Destinataires récemment utilisés. Ces personnes reçoivent l'e-mail en copie cachée, sans données de publipostage. Une icône, à côté du destinataire ajouté, le met en copie de tous vos e-mails futurs ; un nouveau clic désactive ce réglage ;
• Codes : collez une liste de codes, un par ligne : codes d'élèves, de responsables, de payeurs, de personnel ou codes famille. Pratique pour reprendre une liste préparée dans un tableur ;
• Liste : choisissez une liste de personnes enregistrée dans le module Listes et Recherches.

Le bouton Autres destinataires n'existe pas pour les SMS ni les notifications.

Contrôler la liste des destinataires

Le tableau des destinataires indique, pour chaque personne, son Type, son nom et les Elèves ou personnes associées : pour un responsable, les enfants qui ont motivé son ajout. Une colonne indique le nombre d'appareils sur lesquels la personne reçoit les notifications de l'application mobile, et la loupe ouvre l'aperçu du message pour cette personne.

Plusieurs outils vous aident à vérifier la liste :

• le champ Filtrer et les entonnoirs des colonnes retrouvent une personne ;
• le bouton Colonnes... ajoute au tableau des informations de la fiche, par exemple la classe de l'élève ;
• pour retirer un destinataire, cliquez sur la croix rouge de sa ligne ; pour en retirer plusieurs, cochez-les puis cliquez sur Supprimer, à côté de Avec la sélection ;
• un clic sur le nom d'un destinataire ouvre sa fiche.

Une personne ajoutée deux fois, par exemple un parent de deux enfants de la même classe, n'apparaît qu'une fois et ne reçoit qu'un seul message. Pour qu'il reçoive un message par enfant, utilisez l'option publipostage élève.

Cas particuliers

• Adresses invalides : une adresse mal formée n'est pas ajoutée ; Eduka affiche la liste des Destinataires invalides. Corrigez l'adresse sur la fiche de la personne, puis ajoutez-la de nouveau.
• Périmètre : si votre compte est limité à une partie de l'école (un site, un niveau), seules les personnes de ce périmètre sont proposées et ajoutées.
• Enseignants : un enseignant qui utilise le module dispose d'un choix réduit aux élèves et aux familles de ses classes. Voir Ouvrir le module Communication aux enseignants.