L'écran Nouvel e-mail du module Communication vous permet d'écrire à une ou plusieurs personnes de la communauté scolaire : responsables d'élèves, élèves, personnel, payeurs, anciens élèves ou contacts extérieurs. L'e-mail part depuis l'adresse de l'école et reste consultable dans l'historique des envois.

L'écran est découpé en trois onglets, à parcourir dans l'ordre : Rédaction, Destinataires et Envoi.

Rédiger l'e-mail

Ouvrez Communication › Nouvel e-mail. L'onglet Rédaction s'affiche :

• saisissez l'Objet de l'e-mail ;
• rédigez le message dans l'éditeur : mise en forme, listes, tableaux, liens et images ;
• choisissez, si besoin, une Signature dans la liste ; votre signature par défaut est proposée d'office ;
• ajoutez vos documents avec Ajouter une pièce jointe.

Deux boutons, sous l'éditeur, vous font gagner du temps :

• Charger un modèle reprend le texte et les pièces jointes d'un modèle enregistré. Le texte en cours est remplacé par celui du modèle ;
• Ajouter une donnée insère une information propre à chaque destinataire, comme le nom de l'élève ou sa classe : c'est le publipostage.

Les documents volumineux s'envoient de préférence sous forme de lien de téléchargement : voir joindre des fichiers à un e-mail.

Ajouter les destinataires

Dans l'onglet Destinataires, les boutons de la zone Ajouter des destinataires ajoutent chacun un type de personnes : Responsables, Payeurs, Personnel, Elèves, Anciens élèves, Autres contacts, Autres destinataires, Codes et Liste. Le nombre de destinataires s'affiche dans le titre de l'onglet.

Pour écrire aux familles d'une classe, cliquez sur Responsables, sélectionnez la classe, puis validez : Eduka ajoute les responsables des élèves choisis. Chaque façon de choisir vos destinataires est détaillée dans l'article Choisir les destinataires d'un message.

Une personne ajoutée plusieurs fois ne reçoit qu'un seul e-mail. Pour retirer un destinataire, cochez sa ligne puis cliquez sur Supprimer, sous le tableau.

Choisir les options d'envoi

Dans l'onglet Envoi, le bloc Options d'envoi indique le compte utilisé et propose quatre cases à cocher :

• Envoyer depuis le compte suivant : le compte d'envoi, c'est-à-dire l'adresse et le nom d'expéditeur que verront les destinataires. Si plusieurs comptes vous sont attribués, cliquez sur son nom pour en changer ; Eduka retient le dernier compte utilisé ;
• Envoyer un e-mail unique avec tous les destinataires en CCi : un seul e-mail commun, adressé à tous en copie cachée : pas de publipostage, pas d'accusé de réception ni de suivi des lectures. À réserver aux cas particuliers (voir l'encadré ci-dessous) ;
• Effectuer un publipostage élève : un e-mail par élève plutôt qu'un e-mail par destinataire, indispensable quand le message contient des données sur l'élève ;
• Inclure un lien permettant d'accuser la réception de l'e-mail : un lien en tête du message, sur lequel le destinataire clique pour confirmer qu'il l'a bien lu ;
• Envoyer une notification 'push' aux destinataires éligibles : les destinataires qui utilisent l'application mobile Eduka reçoivent en plus une alerte les prévenant qu'un message de l'école les attend.

À retenir : l'envoi classique, sans la case CCi, est recommandé. Les e-mails partent un par un : chaque destinataire reçoit le sien et ne voit jamais l'adresse des autres. Il n'y a donc rien à cocher pour protéger les adresses des familles, et vous conservez un suivi précis de chaque envoi : remise, lectures, accusés de réception.

L'adresse de réponse n'est pas réglée ici : les réponses arrivent sur l'adresse définie pour le compte d'envoi par l'administrateur.

Vérifier puis envoyer

Cliquez sur Aperçu avant envoi. La fenêtre d'aperçu montre l'e-mail tel que le recevra chaque destinataire, données de publipostage remplacées ; les boutons Premier, Précédent, Suivant et Dernier font défiler les destinataires. Vérifiez quelques exemples, puis cliquez sur Démarrer l'envoi :

À retenir : il n'existe pas d'envoi programmé : les e-mails partent dès que vous cliquez sur Démarrer l'envoi, et l'envoi se déroule dans votre navigateur. Restez sur la page jusqu'au message de fin : si vous la quittez, l'envoi s'interrompt.

Une barre de progression suit l'envoi. À la fin, Eduka vous redirige vers le détail du message dans l'historique, où vous suivez la remise, les lectures et les clics : voir Retrouver un envoi : historique et brouillons.

Si l'envoi a été interrompu, le message s'affiche comme Message partiellement envoyé lorsque vous le rouvrez : relancer l'envoi ne l'adresse alors qu'aux destinataires restants. Un message partiellement envoyé ne peut plus être supprimé.

Enregistrer un brouillon

Le bouton Enregistrer, dans l'onglet Envoi, range le message dans vos Brouillons, avec ses destinataires et ses pièces jointes, pour le reprendre plus tard. Eduka crée d'ailleurs un brouillon dès que vous ajoutez un premier destinataire ou une première pièce jointe. Le bouton Supprimer abandonne le message.

Les brouillons sont personnels : personne d'autre ne les voit.

Écrire depuis une fiche

Vous n'êtes pas obligé de passer par le module pour écrire à une famille. Sur un dossier d'admission, par exemple, le bloc Contacter la famille propose le bouton Ecrire un e-mail ; sur la fiche d'un élève, d'un responsable ou d'une famille, c'est l'icône d'enveloppe :

La fenêtre Envoyer un e-mail s'ouvre avec les Destinataires et l'Adresse d'envoi déjà renseignés. Choisissez au besoin un Modèle d'e-mail, complétez le Sujet de l'e-mail et le texte, puis cliquez sur Envoyer :

D'autres modules, comme Services, Sorties scolaires ou Transport, proposent aussi d'écrire à une sélection de personnes : ils ouvrent l'écran Nouvel e-mail avec les destinataires déjà ajoutés.