Un e-mail envoyé depuis le module Communication peut emporter des documents : une circulaire, un formulaire à remplir, le menu de la cantine. Pour chaque fichier, vous choisissez s'il part dans l'e-mail ou sous la forme d'un lien de téléchargement, qui allège le message et vous permet de savoir qui l'a ouvert.

Ajouter un fichier

Dans l'onglet Rédaction, cliquez sur Ajouter une pièce jointe, dans le bloc Pièces jointes, et choisissez le fichier sur votre ordinateur. Répétez l'opération pour chaque fichier. Le bouton Supprimer, sur la ligne d'un fichier, le retire du message.

Une pièce jointe fait aussi partie d'un modèle : en chargeant un modèle d'e-mail, ses pièces jointes s'ajoutent à celles du message.

Choisir le mode d'envoi

Pour chaque fichier, deux options sont proposées :

• Pièce jointe directement dans l'e-mail : le fichier est joint au message, comme dans votre messagerie habituelle. C'est le mode le plus simple pour un document léger ;
• Inclure un lien pour télécharger la pièce jointe : le fichier reste sur Eduka et le message contient, en tête, un encadré Pièce jointe à télécharger avec un lien. Le lien est personnel à chaque destinataire.

Le lien a trois avantages : l'e-mail reste léger et arrive plus sûrement, vous savez qui a téléchargé le document, et vous pouvez le retirer si vous l'avez envoyé par erreur ou s'il n'est plus à jour.

À retenir : au-delà de 1 Mo, Eduka coche d'office le lien de téléchargement et affiche Ce fichier est volumineux. Gardez ce choix : beaucoup de messageries refusent les e-mails trop lourds, surtout lorsqu'ils partent vers des centaines de familles.

Insérer une image dans le texte

Une image ajoutée en pièce jointe (PNG, JPG ou GIF) peut aussi s'afficher dans le corps du message : cliquez sur insérer dans le corps du message, sur la ligne de l'image. Vous pouvez également insérer une image directement depuis la barre d'outils de l'éditeur.

Suivre et retirer un fichier envoyé

Après l'envoi, ouvrez le message dans Communication › Historique, puis l'onglet Pièces jointes. Pour chaque fichier envoyé par lien, Eduka indique le nombre de téléchargements, par exemple Téléchargements : 42 sur 120 e-mails (35%). Le bouton Télécharger vous permet de récupérer le fichier.

Pour rendre un fichier inaccessible, cliquez sur Supprimer, sous le fichier, et confirmez. Les destinataires qui cliquent ensuite sur le lien voient un message indiquant que la pièce jointe n'existe pas ou a été supprimée. Une pièce jointe incluse directement dans l'e-mail ne peut pas être retirée : elle est déjà dans la messagerie des destinataires.

Documents personnels envoyés depuis d'autres modules

Certains modules envoient à chaque destinataire son document : une facture ou un relevé de compte depuis Finance, un bulletin depuis Evaluations et Bilans, un document généré depuis Documents. L'écran Nouvel e-mail s'ouvre alors avec la mention Les pièces jointes seront ajoutées dynamiquement aux e-mails : chaque famille reçoit uniquement le document qui la concerne.

Ces envois ne peuvent pas partir en e-mail unique avec tous les destinataires en copie cachée, puisque chaque message est différent.