Le publipostage vous permet d'écrire un seul message qui se personnalise pour chaque destinataire : « Bonjour, Sarah est inscrite en CM1 pour la rentrée… ». Vous insérez dans le texte des données, comme le nom de l'élève, sa classe ou le montant d'une facture, et Eduka les remplace au moment de l'envoi par les informations de chaque destinataire.
Le publipostage fonctionne dans les e-mails, les SMS et les notifications du module Communication, ainsi que dans les modèles de messages.
L'ESSENTIEL
Placez le curseur à l'endroit voulu dans le texte, puis cliquez sur Ajouter une donnée, sous la zone de rédaction. La fenêtre Champs de publipostage propose cinq familles de données :
Cliquez sur une famille : la fenêtre Données s'ouvre, avec à gauche les Catégories de données et à droite la liste des données, regroupées par thème et filtrables avec le champ de recherche. Cliquez sur la donnée voulue : elle s'insère dans le texte sous la forme d'une étiquette colorée, que vous pouvez déplacer ou supprimer comme un mot. Les données proposées sont celles de la base de données de votre école, y compris les champs que vous avez créés vous-même.
Dans un SMS ou une notification, la donnée s'insère sous la forme d'un code entre accolades, par exemple {%student.first_name%} : ne modifiez pas ce code, il est remplacé à l'envoi.
Une donnée n'est remplacée que si le destinataire est lié à la personne correspondante. Un responsable est lié à ses enfants : un e-mail aux responsables peut donc contenir des données Responsables et Elèves. En revanche, une donnée Payeurs reste vide pour un membre du personnel. Eduka vous signale dans l'aperçu les données qui n'ont pas pu être remplacées.
Le tableau ci-dessous résume les combinaisons les plus courantes :
| Vous écrivez à… | Données utilisables |
|---|---|
| des responsables | Responsables, Famille, et Elèves avec le publipostage élève |
| des élèves | Elèves |
| des payeurs | Payeurs |
| des membres du personnel | Personnel |
À retenir : dès que votre message contient une donnée sur l'élève, cochez Effectuer un publipostage élève dans l'onglet Envoi. Sans cette option, un parent de deux enfants ne reçoit qu'un seul message, qui ne peut parler que de l'un des deux.
Par défaut, Eduka envoie un message par destinataire : un parent reçoit un seul e-mail, même s'il a plusieurs enfants dans votre sélection. Avec l'option Effectuer un publipostage élève, Eduka envoie un message par élève : le parent de Sarah et de Louis reçoit deux e-mails, l'un sur Sarah, l'autre sur Louis.
L'option ne compte que les élèves de votre sélection : si vous avez choisi la classe de Sarah seulement, son parent ne reçoit qu'un message, sur Sarah.
Cliquez sur Aperçu avant envoi : la fenêtre d'aperçu affiche le message tel que le recevra chaque destinataire, données remplacées. Parcourez plusieurs destinataires avec Suivant et Précédent pour vérifier les cas particuliers : un élève sans classe, un responsable sans adresse postale…
Le publipostage n'est pas possible dans deux cas, où tous reçoivent le même texte :
Pour un e-mail adressé aux responsables, trois fonctions affichent la liste de leurs enfants dans un seul message, sans publipostage élève : pratique pour un récapitulatif par famille. Elles se saisissent à la main dans le texte, sans espace, avec entre parenthèses les codes des données à afficher :
| Fonction | Résultat | Exemple |
|---|---|---|
| StudentList | une liste à puces, une ligne par enfant ; un tiret entre deux codes sert de séparateur | {!StudentList(last_name,first_name,-,STUDENT_CLASS)} |
| StudentTable | un tableau, une ligne par enfant | {!StudentTable(last_name,first_name)} |
| StudentTableWithHeader | le même tableau, avec une ligne d'en-tête qui reprend le nom des données | {!StudentTableWithHeader(last_name,first_name)} |
Les codes à indiquer sont ceux des propriétés de l'élève, visibles dans Configuration › Propriétés, ou de données calculées comme STUDENT_CLASS pour la classe. Testez toujours une fonction dans l'aperçu avant l'envoi. Pour adapter leur présentation, vous pouvez utiliser les classes CSS .MergeStudentList et .MergeStudentTable. Pour adapter leur présentation, vous pouvez utiliser les classes CSS .MergeStudentList et .MergeStudentTable.
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